Japanese business emails (ビジネスメール) have a rigid structure that every Japanese professional follows. Deviating from it can make you look unprofessional. Here’s the complete guide with templates you can copy and customize.
The Standard Email Structure
| Section | Japanese Name | Content |
|---|---|---|
| 1. Subject Line | 件名 | Clear, specific (e.g., 【ご依頼】会議日程について) |
| 2. Recipient | 宛名 | Company + Department + Name + 様 |
| 3. Opening Greeting | 挨拶 | お世話になっております / いつもお世話になっております |
| 4. Self-Introduction | 名乗り | 〇〇会社の△△です (Company name + your name) |
| 5. Purpose | 要旨 | State your purpose clearly and early |
| 6. Details | 詳細 | Body content — be concise |
| 7. Closing Request | 結びの挨拶 | 何卒よろしくお願いいたします |
| 8. Signature | 署名 | Full name, company, phone, email |
Template: General Business Email
件名：〇〇のご確認について
株式会社ABC
営業部 山田太郎様
いつもお世話になっております。
株式会社XYZの田中花子です。
先日お話しした〇〇の件について、ご確認いただきたくメールいたしました。
[ここに詳細を記入]
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社XYZ 営業部
田中花子 (Tanaka Hanako)
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: [email protected]
Essential Email Keigo Phrases
| Situation | Phrase | Meaning |
|---|---|---|
| Opening (first contact) | 突然のメール失礼いたします | Pardon the sudden email |
| Opening (ongoing) | いつもお世話になっております | Thank you for your continued support |
| Requesting | 〜していただけますでしょうか | Could you possibly...? |
| Apologizing for trouble | お手数をおかけしますが | I apologize for the trouble, but... |
| Expressing gratitude | ご対応いただきありがとうございます | Thank you for handling this |
| Deadline request | 〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです | A reply by [date] would be appreciated |
| Closing | 何卒よろしくお願いいたします | We humbly ask for your consideration |
| Closing (lighter) | 引き続きよろしくお願いいたします | Thank you for your continued support |
Common Mistakes to Avoid
- Using お疲れ様です for external emails — This is only for internal (company) communication
- Forgetting 様 after names — Always use 様, never さん in business emails
- Being too direct — “送ってください” (Send it) is too blunt. Use “お送りいただけますでしょうか”
- Wrong kanji — Miswriting a name or using wrong kanji is a serious faux pas
Mastering Business Kanji
Business emails require specific kanji that you might not encounter in casual study: 拝啓, 敬具, 弊社, 御社, 拝見. Learning these kanji with Kanjijo’s SRS flashcards and mnemonic stories helps you internalize them through spaced repetition rather than rote memorization.
For deeper keigo study, check our complete keigo guide.
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